每週一次的幼兒興趣班與全日托兒服務，都可能需要預約及家長通訊，但日常紀錄要求未必相同。SchoolTracs 支援按節上課的行政流程，包括查詢、報名、收費、請假及日誌。可用以下假設情境整理所需流程，再另外評估托兒服務的專項要求。
如何避免試堂查詢漏了跟進？
家長查詢試堂，由另一位職員回覆，之後再致電報讀恆常課程。如果對話分散在不同訊息中，接待職員可能要重問相同問題，或不清楚下一步應做甚麼。
- 保留一份查詢紀錄。 用潛在客戶管理記錄家庭的課程意向及跟進階段。正式確認報名前，可先把試堂討論保留在查詢紀錄中。
- 確認後才安排報名。 確認成交後，SchoolTracs 可將潛在客戶轉為學生紀錄，再由職員報讀已同意的課程；轉成學生紀錄本身不代表已完成課堂預約。
- 核對已同意的安排。 完成報名前，檢查課堂日期、名額及費用。用「試堂轉恆常班」的例子測試，讓職員清楚每一步需要更新甚麼。
孩子缺席一次課堂後，怎樣跟進？
家長提交請假申請，之後詢問孩子可以補上哪一堂。職員需要一併查看申請、時間表及中心政策，也要讓家長了解孩子已出席課堂的情況。
- 明確處理請假申請。 在時間表逐項審閱請假申請。批准後，所選課堂會標記為請假，審批備註亦會傳給家長。
- 核對補堂安排。 按中心規則及剩餘名額安排補堂。啟用相關功能後，家長可透過學生 App 自行安排補堂；退還堂數及退款則由職員處理。
- 分享具體課堂觀察。 用日誌記錄觀察，例如孩子參與小組活動時所需提示減少，並在合適時附上照片。可選擇向家長顯示或保留為內部備註。
全日托兒有哪些要求需要另外核對？
提供全日照顧的服務，可能需要預定學習課堂以外的紀錄。比較系統前，先列出這些工作，不要把所有標示為幼兒教育軟件的產品視為相同。
- 課堂營運方面， 以實際職員角色及中心政策，示範上述查詢、報名、出席、付款及請假流程。
- 日常照顧方面， 請供應商示範所需的健康、膳食或獲授權接送人紀錄。點名表或照片日誌本身不能證明已具備這些功能。
- 專項行政方面， 按服務需要，向供應商核對資助處理、法定申報及所需匯出格式。本文說明課堂流程，並非托兒服務符合法規的證明。