SchoolTracs 可处理单一中心的日常课堂行政，也提供多分校权限及报表。评估时，更有用的问题是：团队扩大后，哪些工作变得难以协调？是连接预约与付款记录、决定谁能修改课表，还是比较各分校表现？以下是假设的运营情境，供你用自己的流程测试，并非客户案例。
只有一间中心，负责人无法即时回复时怎么办？
家长在负责人上课期间要求调课。前台员工写下备注，老师仍看着旧课表，付款记录则放在另一处。即使只有一个地点，也需要让大家按同一套记录工作。
- 集中相关记录。 在同一系统管理学生、报名、课表、出勤及付款记录，让员工处理咨询时能核对课堂安排及付款状态。
- 让更改清楚可见。 通过课表查看更改后的课堂、教师及教室安排。为负责预约的员工设置适当权限，减少依靠口头转达。
- 跟进尚未安排的课堂。 在购买项目中检查未排完的课堂配额，并用“套票使用情况”查看剩余课次或分钟。安排补课或退款前，先核对中心的请假及补课政策。
开第二间分校，谁可以查看及修改什么？
新前台员工需要新分校的记录，老师需要自己的课表，负责人则要了解两个地点的情况。如果大家共用账户或拥有相同权限，就难以清楚划分工作范围。
- 设置分校权限。 SchoolTracs 可按员工设置其能访问的分校；不属于其工作范围的地点，可以停用访问权限。
- 区分查看与管理。 课表权限可按“全部课堂”或“自己的课堂”设置查看或管理范围，让权限符合各人的职责。
- 用实际账户核对。 开业前，分别用老师、前台员工及负责人的账户测试，确认能看到的分校及能执行的操作正确。分校权限与角色权限都需要核对。
负责人如何比较分校表现？
两间分校的实收款可能相近，但未收款及活跃学生人数不同。只看收款总额未必能解释差异。先比较同一月份、同一组指标，再决定要跟进什么。
- 使用指定分校报表。 在“分店行政摘要”选择月份及指标组，比较各分校的实收款、应收账款及活跃学生人数。
- 把差异变成跟进问题。 某分校应收款较高，可先检查收款跟进；活跃学生人数不同，则先了解报名情况，再判断运营表现。这些是管理上的核对方向，并非报表自动得出的结论。
- 按职责开放报表。 用户只能查看获授权分校的数据。负责比较各地点的人员需要相关分校权限，其他角色则保持其工作所需范围。
增加地点前，应该测试什么？
用中心一个典型的繁忙星期作为试用情境，加入跨地点上课的老师、一次调课，以及一笔尚待跟进的付款。
- 课表与工作分配。 核对获授权员工如何查看及更新各地点课堂。规划时预留交通时间，并在试用中确认运营所需的排课检查。
- 收费与教师薪酬。 用正常课堂、请假及补课测试实际的收费及薪酬规则，核对记录与计算结果，不要假设每间分校采用相同政策。
- 同时评估适用性与费用。 按目前及计划中的地点测试上述流程。学生人数档位用于计算订阅费，并非经过测试的系统容量上限；应按自己的运营安排咨询，而非只凭规模标签选择。