社區中心可能讓會員與非會員報讀同一收費課程。若職員憑記憶計算會員價，續會或不適用優惠的項目便可能造成收費不一致。SchoolTracs 支援會員類型，並可將已設定的折扣自動套用至合資格新訂單。以下以「社區會員」購買指定課程項目享九折作假設例子，並非真實客戶優惠。
會員有效日期不同，如何核對資格？
一位恆常參加者剛續會，另一位則在會員期結束前預約課堂。調整價格前，職員需要先核對每位學生的會員類型及日期是否正確。
- 指定會員類型。 在學生檔案使用已設定的類型，例如「社區會員」。熟悉對方姓名或曾經上課，不能代替核對會員紀錄。
- 記錄相關日期。 會員可設定開始及結束日期；日期留空則可作永久會員。處理續會時，先核對已記錄的有效期。
- 分清兩組日期。 會員本身的有效期與優惠的生效期間是兩項設定。以接近到期日的訂單測試中心政策，不要假設續會會同時更改優惠規則。
指定課程九折，實際如何設定？
中心希望這項假設優惠只適用於指定課程項目，其他項目維持原價。先設定規則，再以會員及非會員預約測試，才交給職員日常使用。
- 設定折扣與項目。 在優惠設定選擇百分比或固定金額，並指定適用產品。本例設定折扣百分比為 10%，即九折，並只選擇指定課程項目。
- 設定對象與日期。 選擇「社區會員」類型及優惠期間，再指定按購買日期、帳單日期或課堂日期判斷。提前預約時，這幾個日期可能不同。
- 核對新訂單。 已設定的規則會自動套用至合資格會員的新訂單。分別測試適用預約及不適用項目，不要假設規則會重寫過往銷售紀錄。
發出收據前，接待職員應檢查甚麼？
會員詢問為何兩次預約收費不同。清楚的優惠說明及訂單明細，可讓職員有依據地解釋差異。
- 使用清楚的說明。 優惠說明會顯示在帳單及收據上。寫明會員優惠內容，讓付款人明白套用了哪項減免。
- 核對實際訂單。 一併查看會員資料、適用項目、相關日期及已套用折扣。不能因為購買者是會員，就把未包括在優惠內的項目也視為有折扣。
- 啟用前測試例外情況。 試做非會員訂單、接近會員到期日的預約，以及優惠範圍以外的項目。如結果不符預期，先覆核設定，再調整規則。