教育中心日常会处理学生联络资料、家庭收费记录、出勤历史及学习备注。保护这些资料是机构责任：中心必须清楚规定收集什么、为何保存、谁需要使用，以及何时删除。
资料保护检视应包括什么？
| 范围 | 需要回答的问题 |
|---|---|
| 收集 | 每项资料是否都有明确、必要的用途？ |
| 透明度 | 家长是否知道收集原因及保存多久？ |
| 员工流程 | 入职、转职及离职责任是否有书面流程？ |
| 保存期限 | 是否定期检视、归档及删除记录？ |
| 供应商 | 是否检视供应商最新的资料保护及服务保障说明？ |
| 事故 | 员工是否知道如何报告遗失设备、误发资料或可疑情况？ |
如何减少不必要的资料？
逐一检视报名表、电子表格及应用程序的字段，写下每项资料的营运或法律用途。删除没有现行用途的字段，避免把同一资料复制到多个非正式文件，并检视自由填写备注中是否存放了不应进入学生记录的资料。
员工应遵守哪些流程？
- 使用具名工作帐号和中心认可的系统。
- 发送学生资料、发票或进度更新前核对收件人。
- 建立入职、职位变更及离职清单。
- 及时报告错误或可疑活动。
- 定期让全职、兼职及临时员工重温流程。
如何评估软件供应商？
要求每家入围供应商提供最新、易明的资料保护、帐号管理、服务延续及支援概要。确认中心和供应商各自的责任、发生问题时可获得什么协助，以及更换供应商时如何导出或删除资料。不要把营销功能勾选当成法律合规证明。
这是否代表已经符合法规？
不是。各地和各机构的要求不同。中心可能仍需要合适通知、合法处理依据、所需同意、保存规则、员工培训、供应商协议及事故应对流程。请按实际情况寻求专业意见。