如何用 Zapier 自動化補習社行政工作

經營補習社，每星期總有不少時間耗在複製貼上的工作：把報名表格的答案重新輸入學生資料庫、把新家庭加入郵寄名單、每次查詢後更新 CRM、逐一通知老師和家長課堂安排。這些工作不會令補習社成長——只是維持日常運作。而且每間教育中心用的工具組合都不同——Google Sheets、Gmail、Slack、Mailchimp、CRM——沒有一套系統能全部取代。

這正是自動化要解決的問題。Zapier 是一個連接應用程式和服務的網上自動化工具，讓你毋須編寫任何程式碼，就能建立名為 Zap 的自訂自動化流程。SchoolTracs 已與 Zapier 整合，即是說你的學生、課堂和員工資料可以在 SchoolTracs 與數千個應用程式之間自動流轉。不過這始終是比較冷門的整合——大部分中心平日的行政工作都是直接在 SchoolTracs 內處理，不會特意經 Zapier 轉一手——但下面幾個確實用得着的流程，仍值得你知道有這個選擇。本文會逐一介紹可以自動化的範疇、其他中心實際採用的 Zap，以及整個設定方法。

補習社實際上可以用 Zapier 自動化甚麼？

一個 Zap 由兩部分組成：觸發器（某個應用程式中發生的事件）和一個或多個動作（接着在另一個應用程式執行的事情）。啟動之後，整個流程就會在背景自動運行。連接 SchoolTracs 後，你可以自動化三大類行政工作：

• 學生資料管理——讓學生紀錄在報名表格、郵寄名單和 CRM 之間保持同步。
• 課堂通訊——根據課堂、出席紀錄和備註資料發送提醒和跟進訊息。
• 員工協調——自動提醒老師完成課後評估等工作。

無論是同步學生資料、發送通知還是建立提醒，Zap 一經啟動，一切都會自動進行——再沒有人需要刻意記住去做。

如何不再重複輸入學生報名資料？

報名通常是最值得先自動化的流程。當新學生透過 Google Forms 等網上報名表格報名時，Zapier 可以自動把他們的資料加入 SchoolTracs。這樣就完全省去人手輸入，並確保學生紀錄從一開始就準確無誤、時刻更新——沒有抄寫錯誤，也不會在忙碌的開放日結束後漏了輸入。

反方向同樣可行：你可以直接從其他應用程式在 SchoolTracs 建立或更新學生紀錄，例如報名表格，或前台同事一直沿用的試算表。

如何讓郵寄名單和 CRM 自動保持同步？

當新學生加入 SchoolTracs 後，第二個 Zap 可以把資料直接傳送到 Mailchimp 等電郵推廣平台。新家庭會即時納入你的電郵宣傳活動，隨時收到重要資訊、活動預告和報讀機會——毋須任何人手動維護名單。

同一模式亦適用於 CRM 系統。Zapier 可以讓學生資料在 SchoolTracs 與 Zoho CRM 或 Salesforce 等平台之間無縫同步。學生資料自動傳送後，你可以全面掌握每位學生的互動、喜好和進度——不用重複輸入資料，也能做到個人化、有針對性的溝通。

兩個 SchoolTracs 觸發器令這些流程穩健可靠：當新增學生或學生資料更新事件發生時，後續流程會自動啟動。所以當電話號碼或班級資料在 SchoolTracs 更改後，你的 CRM 和電郵系統會即時更新——所有工具都與主紀錄保持一致。

Zapier 可以處理課堂提醒和跟進嗎？

可以——而且這正是整合超越單純資料同步的地方。SchoolTracs 在 Zapier 支援查找課堂、查找員工和查找學生動作，讓自動化流程在 SchoolTracs 查閱資料並用來推動通訊。透過這些組合，中心可以：

• 按課堂名稱和節數自動發送 SMS 或電郵提醒——例如在每個新課程第 1 堂前 5 天發出歡迎電郵。
• 課堂結束後，透過 Slack、電郵或 SMS 提醒老師完成評估。
• 利用出席紀錄和備註資料，在學生缺席時自動通知家長。
• 當老師的備註標示問題（例如「需要額外練習」）時，在 Asana 或 Trello 自動建立跟進工作，確保課堂與課堂之間不會有遺漏。

這些流程把你本來就記錄的資料——出席紀錄、備註、節數——化成主動的溝通，不再依賴有人記得去發訊息。

如何設定 SchoolTracs 與 Zapier？

只需四個步驟，毋須任何技術背景：

• 1. 註冊 Zapier 帳戶。到 zapier.com 建立帳戶。Zapier 提供多種方案，包括功能有限的免費方案——足夠讓你試用第一批自動化流程。
• 2. 連接 SchoolTracs。在 Zapier 前往 SchoolTracs 整合頁面，按指示連接你的 SchoolTracs 帳戶。這樣就建立了讓資料在 SchoolTracs 與其他應用程式之間流動的橋樑。
• 3. 建立 Zap。選用預設 Zap 範本，或按中心需要建立自訂 Zap。定義觸發事件、指定要執行的動作，並設定欄位之間的資料配對。
• 4. 測試並啟動。Zapier 提供測試環境，讓你在正式啟用前模擬觸發事件並預覽結果。滿意之後啟動 Zap，它就會自動運行。

穩妥的推行方式是先從一個高使用量的流程開始——通常是報名同步——運行一星期驗證無誤後，再加入提醒和 CRM 同步。

為甚麼選擇自動化而不是增聘行政人手？

有了 Zapier，SchoolTracs 會配合你的工作流程——而不是反過來要你遷就系統。團隊可以繼續使用熟悉的工具，自動化在背後默默保持同步，讓員工、學生和家長毋須人手跟進也能掌握最新資訊。回報更會不斷累積：每個自動化流程都是團隊永久取回的行政時間，而且自動傳送資料不會在忙碌的下午打錯字。

SchoolTracs 專為優化教育中心的日常營運而設——涵蓋排課、收費、點名以至自動化。SchoolTracs 表示目前有 450 個訂閱客戶。準備好取回你的行政時間了嗎？申請免費試用 SchoolTracs，連接 Zapier 開始自動化。

常見問題