SchoolTracs 可處理單一中心的日常課堂行政，亦提供多分校權限及報表。評估時，更有用的問題是：團隊擴大後，哪些工作變得難以協調？是連接預約與付款紀錄、決定誰可修改時間表，還是比較各分校表現？以下是假設的營運情境，供你用自己的流程測試，並非客戶個案。
只有一間中心，負責人未能即時回覆時怎麼辦？
家長在負責人上課期間要求調課。櫃檯工作人員寫下備註，老師仍看著舊時間表，付款紀錄則放在另一處。即使只有一個地點，也需要讓大家按同一套紀錄工作。
- 集中相關紀錄。 在同一系統管理學生、報名、時間表、出席及付款紀錄，讓工作人員處理諮詢時可核對課堂安排及付款狀態。
- 讓更改清楚可見。 透過時間表查看更改後的課堂、教師及教室安排。為負責預約的工作人員設定適當權限，減少依靠口頭轉達。
- 跟進尚未安排的課堂。 在購買項目中檢視未排完的課堂配額，並用「套票使用情況」查看剩餘堂數或分鐘。安排補課或退款前，先核對中心的請假及補課政策。
開第二間分校，誰可以查看及修改甚麼？
新櫃檯工作人員需要新分校的紀錄，老師需要自己的課表，負責人則要掌握兩個地點的情況。若大家共用帳戶或擁有相同權限，便難以清楚劃分工作範圍。
- 設定分校權限。 SchoolTracs 可按工作人員設定其可存取的分校；不屬於其工作範圍的地點，可停用存取權限。
- 區分查看與管理。 時間表權限可按「全部課堂」或「自己的課堂」設定查看或管理範圍，讓權限配合各人的職責。
- 用實際帳戶核對。 啟用前，分別用老師、櫃檯工作人員及負責人的帳戶測試，確認可看到的分校及可執行的操作正確。分校權限與角色權限都需要核對。
負責人如何比較分校表現？
兩間分校的實收款可能相近，但未收款及活躍學生人數不同。單看收款總額未必能解釋差異。先比較同一月份、同一組指標，再決定要跟進甚麼。
- 使用指定分校報表。 在「分店行政摘要」選擇月份及指標組，比較各分校的實收款、應收帳款及活躍學生人數。
- 把差異變成跟進問題。 某分校應收款較高，可先檢查收款跟進；活躍學生人數不同，則先了解報名情況，再判斷營運表現。這些是管理上的核對方向，並非報表自動得出的結論。
- 按職責開放報表。 使用者只可查看獲授權分校的資料。負責比較各地點的人員需要相關分校權限，其他角色則維持其工作所需範圍。
增加地點前，應該測試甚麼？
用中心一個典型的繁忙星期作試用情境，加入跨地點上課的老師、一次調課，以及一筆尚待跟進的付款。
- 時間表與工作分配。 核對獲授權工作人員如何查看及更新各地點課堂。規劃時預留交通時間，並在試用中確認營運所需的排課檢查。
- 收費與教師薪酬。 以正常課堂、請假及補課測試實際的收費及薪酬規則，核對紀錄與計算結果，不要假設每間分校採用相同政策。
- 同時評估適用性與費用。 按目前及計劃中的地點測試上述流程。學生人數級距用於計算訂閱費，並非經測試的系統容量上限；應按自己的營運安排諮詢，而非只憑規模標籤選擇。