如果您經營教育中心，這個情境一定不陌生：每班一個 WhatsApp 群組，另外幾個給偏好電郵的家長，職員用私人電話號碼回覆訊息，而上星期二取消的課堂到底通知了誰，卻無從稽考。讓家長知情固然重要，但依賴私人通訊軟件，代表訊息容易被遺漏、責任無法追溯，前台亦不斷出現「有沒有人回覆過那位家長？」的尷尬時刻。
本指南將逐步說明 SchoolTracs 如何以一套系統取代這種零散的做法：精準推送通知、內置班級 Messenger、電子簽署通告、自動上課提醒、到校通知，以及一個在家長來電之前已解答日常問題的家長應用程式。每一則訊息都有紀錄，您的團隊隨時清楚知道發送了甚麼、發給了誰、在甚麼時候。
如何將通知準確發送給合適的家長？
大部分資訊只與部分家庭有關：例如新課程的推廣，或某一班的課堂變動。SchoolTracs 儲存學生的電話號碼和電郵地址，其進階搜尋可在數秒內找出正確的聯絡人。管理員可按學生姓名、學生編號、地址、報讀日期、年齡或生日搜尋，然後透過電郵或直接經 SchoolTracs App 發送訊息。
- 按課程、報讀日期或其他條件篩選學生，建立目標群組。
- 一次過向整個群組發送電郵或應用程式內通知。
- 對於課堂取消等時效性高的消息，應用程式內訊息是最快接觸到相關家長的方式。
如何用更安全的方案取代 WhatsApp 群組？
Messenger 是 SchoolTracs 的內置通訊功能，透過 Student App、Teacher App 及網頁平台，把老師、學生、家長和中心職員連繫起來，所有對話都在同一平台上管理，而且不像依賴 WhatsApp，雙方的私人電話號碼永遠不會外流。這是一項可選啟用的功能，由中心自行決定是否開啟；一旦啟用，老師和家長的使用率都相當高。
- 無需電話號碼，職員和家庭的聯絡資料保持私密，維持專業界線。
- 聯絡人按班別自動連結，毋須新增聯絡人或搜尋通訊錄，老師和學生只會看到與班級相關的聯絡人。
- 師生可即時討論課堂內容、提問、交流意見，並發送 PDF 及輔助教材。
- 管理員可在需要支援時查閱對話，所有通訊都保留在學校平台之內。
如何讓整個團隊一起處理家長查詢？
家長溝通不應該只存在於某位職員的私人對話紀錄中。Messenger 亦可作為共用的支援渠道，隨中心規模一同擴展。
- 學生和家長可直接聯絡中心，查詢調堂或課程事宜。
- 多位職員可加入同一對話，在同一討論串內回覆，令交接和團隊協作更輕鬆。
- 管理層可查看對話作監察之用，協助中心維持服務質素、改善跟進工作。
如何不用紙本回條也能收齊通告簽署？
追收紙本回條是前台最繁瑣的工作之一。有了 SchoolTracs，整個通告流程都可搬到 Student App 內完成：
- 透過 Student App 直接向家長發送附有 PDF 或圖片的通告。
- 家長在應用程式內確認並簽署通告。
- 可預設發送日期和時間，讓重要資訊在最合適的時刻送達家長。
- 追蹤哪些家長已簽署、找出尚未簽署的家長，令跟進工作井然有序。
如何避免學生錯過改期後的課堂？
當補堂或臨時調動令上課時段改變，一則錯過的訊息就等於一堂錯過的課。SchoolTracs 的上課提醒會自動填補這個缺口。
- 學生和老師都會及時收到已編排課堂的提醒。
- 可為學生和老師自訂發送時間，例如上課前一天。
- 提醒會發送至電郵信箱及 SchoolTracs 手機應用程式，不會再因時間表改動或一時疏忽而缺課。
- 如需重複發送的公告，只要先建立一次訊息範本，之後即可重複使用，不必每次重新輸入同一份通知。
家長如何知道子女已安全到達？
學生安全是家長最關心的事，通知家長子女的到達和離開時間，亦是中心應盡的照顧責任。SchoolTracs 可將這一切自動化：
- 批量列印條碼標籤，貼在手冊或學生證上；或讓學生在 SchoolTracs 手機應用程式內出示專屬 QR Code。
- 職員在學生到達和離開時掃描條碼或 QR Code。
- 系統即時向家長發送到校或離校通知。
- 家長對中心的照顧更有信心，通知紀錄同時可用作統計學生已上課堂數。
如何減少有關繳費和時間表的日常來電？
很多家長來電其實都是可以自助查詢的問題：欠款多少？子女有沒有上課？下一堂是甚麼時候？SchoolTracs Student App 直接解答這些問題，家長省卻致電時間，職員亦毋須逐一翻查。
- 繳費提醒直接送到應用程式，未繳課堂一目了然，欠款金額清晰明確。
- 家長可在應用程式內透過支付寶、Apple Pay 及各大信用卡繳交學費，並即時收到電子收據。
- 所有收據都列於應用程式內，家長可隨時查閱付款紀錄及下載電子收據。
- 家長可自行查看出席紀錄和上課時間表，甚至在應用程式內為子女申請病假。
完成點名後，家長更可透過學習日誌了解子女的學習進度；詳情請參閱我們的指南：家長真正會看的學生進度報告。
如何證明訊息何時發送、發給了誰？
私人通訊軟件和臨時電郵最大的弱點，是沒有人能追查誰在甚麼時候發送了甚麼。在 SchoolTracs 中，管理員發送的每一則訊息都連同時間戳記錄在系統內。家長查詢最新通知時，職員一秒就能找到歷史紀錄；如家長表示從未收到提醒，您亦可立即確認是訊息未曾發送給該聯絡人，還是對方只是錯過了。
整合運用：一套簡單的通訊流程
以下是各項功能如何組合成一套從容有序的中心日常流程：
- 第一步：將所有家長聯絡資料儲存於 SchoolTracs，並利用進階搜尋建立公告的目標群組。
- 第二步：將班級討論和家長查詢移至 Messenger，由職員共用支援對話、管理層監察質素。
- 第三步：透過 Student App 發送需要確認的通告，並追蹤簽署情況。
- 第四步：開啟上課提醒及到校／離校通知，讓日常通知自動運作。
- 第五步：讓 Student App 處理繳費、收據、時間表和出席查詢，遇有爭議時則以通訊紀錄為據。
家長可於 App Store 及 Google Play Store 下載 SchoolTracs Student App。準備好告別 WhatsApp 群組了嗎？立即到 SchoolTracs 開始免費試用。
常見問題
教育中心如何在不公開職員電話號碼的情況下與家長溝通？
SchoolTracs Messenger 將所有對話保留在 Student App、Teacher App 及網頁平台之內。無需電話號碼，聯絡人會按班別自動連結，管理員亦可在需要支援時查閱對話紀錄。
學生到達中心時，可以自動通知家長嗎？
可以。您可列印條碼標籤貼在手冊或學生證上，或讓學生在 SchoolTracs 應用程式內出示 QR Code。職員在學生到達及離開時掃描，系統會即時向家長發送到校或離校通知。
SchoolTracs 的上課提醒如何運作？
每堂課之前，學生和老師都會透過電郵及 SchoolTracs 手機應用程式收到提醒。您可自訂發送時間，例如上課前一天，在補堂改動原有時段時特別實用。
家長可以電子簽署通告，代替交回紙本回條嗎？
可以。管理員透過 Student App 發送附有 PDF 或圖片的通告，可預設準確的發送日期和時間，並在 SchoolTracs 內追蹤哪些家長已簽署、哪些尚未簽署。
除了接收訊息，家長還可以在 SchoolTracs Student App 做甚麼？
家長可透過支付寶、Apple Pay 或各大信用卡繳交學費，下載電子收據，查閱付款紀錄、出席紀錄和上課時間表，並可為子女申請病假。