每個補習班都熟悉這個情景。發票因為要人手逐張輸入而遲遲未能寄出。家長錯過了電郵。前台要到學生下學期到場時，才發現有欠款未清。乘以一百位學生和幾間分校，「下星期再追」很快就會悄悄變成現金流問題——因為現金正是維持補習班運作的關鍵，管理應收帳款絕不能拖延。
解決方法不是更用心去追數，而是建立一套能自動運作的收款系統：發票自動生成、未繳費學生一望即知，而提醒又能準確送到家長真正會看的渠道——電郵、手機 App 和 WhatsApp。以下逐步說明如何設定。
如何自動化定期學費發票？
人手發出定期發票每天都要花上大量時間，而且人手處理的發票往往最容易遲發。將流程自動化，可從源頭解決收款鏈的第一個環節：
- SchoolTracs 會自動把學生登記到下個月的常規課程。
- 每月發票根據學生所上課堂數目計算，並自動考慮假期。
- 你為特定學生或課程設定的折扣會自動套用——不用重新輸入，也不會漏掉優惠。
結果是：每次定期繳費都在週期第一天以正確金額發出發票，不用任何人碰試算表。
如何讓發票與時間表保持同步？
只要課堂一改期，發票就會過時——除非發票和時間表本身就是同一個系統。在 SchoolTracs，發票建立後，學生的名字會出現在時間表上；一旦你改期課堂，相應的發票會自動修改。發票和時間表互相配合，令你所收的費用永遠與實際教授的課堂一致。而當學生透過手機 App 付款後，時間表上的名字會轉為黑色，代表已收款——時間表本身就變成你的收款控制台。
如何找出仍有欠款的學生？
看不見的欠款是追不回來的。把未繳款狀態放在職員每天本來就會看的地方：
- 未繳費學生的名字在時間表上顯示為紅色，繳費後轉為黑色。
- 在 POS 中，你隨時可以查看完整的欠款清單，亦可以在「會計」下按狀態（待繳、逾期等）篩選發票，準確處理你需要的那一批。
- 在為學生報讀未來課程之前，前台可先與家長商討並清還欠款——確保債項不會拖到下一學期。
發送付款提醒的最佳方法是甚麼？
提醒只有在家長真正看到時才有用——所以要用他們實際會查看的渠道發送，並追蹤送達狀況：
- 電郵：啟用自動發送發票提醒，並附有紀錄顯示每封電郵是否成功送出、發送日期，以及何時被打開。
- SMS：適合簡短、難以忽略的提醒。
- 手機 App：家長可清楚看到哪張發票未繳，並可在 App 內以信用卡、Apple Pay 或支付寶即時付款。系統會自動生成收據，時間表上學生的名字亦會轉為黑色。
- 批量發送：一次過向整批聯絡人發送提醒，不必逐一追討。
可以透過 WhatsApp 發送發票嗎？
家長是否常常錯過電郵中的發票？WhatsApp 是大部分家長每天查看多次的通訊應用程式，SchoolTracs 可以直接透過它發送發票和付款收據：
- 直接送達：發票和收據會直接發送給家長的 WhatsApp。
- 自動填寫詳情：發票編號和金額自動填妥——不用人手輸入。
- 附加 PDF：每則訊息都附有清晰列明付款方式的 PDF 發票。
要開始使用，你需要的是一個已認證的 Meta Business Account——並非一般個人或 Business 版本的 WhatsApp 登入帳戶——再加上一個WhatsApp API 電話號碼，以及一種已設定的付款方式。請注意，該 API 電話號碼不能用於登入一般的 WhatsApp 或 WhatsApp Business App，而 Meta 會依地區和訊息類型收取訊息費用。
如何追蹤多間分校的欠款情況？
單獨的提醒能處理當下的收款；報表則確保整體應收帳款的全貌準確無誤：
- 自動生成的欠款報表會顯示本月內未繳的總金額。
- 用它來預測月度收入，並檢查收入是否足以覆蓋基本營運開支。
- 一覽多間分校的應收帳款，讓你可以就欠款較多的分校迅速採取行動。
發票應該長甚麼樣子？
專業的發票能更快收到款項，也較少受到質疑：
- 在發票範本加上補習班的標誌，呈現專業的品牌形象。
- 上載你的條款及細則，讓它隨每張發票一併送出。
- 自訂發票編號格式，並按日、月或年重設編號，配合你的記帳方式。
逐步指南：一套自動運作的收款流程
- 1. 自動化發送。讓定期發票根據時間表、課堂、假期和預設折扣，每月自動生成。
- 2. 用合適渠道通知。透過電郵、SMS、手機 App 自動發送提醒——並為忽略電郵的家長提供附 PDF 發票的 WhatsApp 訊息。
- 3. 令未繳費一目了然。留意時間表上的紅色名字，以及 POS 的欠款清單。
- 4. 即時收款。讓家長可在 App 內以信用卡、Apple Pay、支付寶付款，並自動生成收據。
- 5. 每週檢視。按分校查看欠款報表，並在接受新報名之前先清還欠款。
收費是現金流入的一面；另一面則是支付給老師的薪金。當收款流程已經自動運作，也可以參考我們的導師薪資計算指南，把支出的一面同樣理順。
每月準時收款
準時收款靠的是一套系統，而不是個人的自律：自動定期發票、與時間表同步的付款狀態、透過電郵、App 和 WhatsApp 發送的提醒，以及按分校劃分的欠款報表。SchoolTracs 把這一切集中在一個平台。立即試用 SchoolTracs，讓遲繳成為例外，而不是常態。
常見問題
如何自動化定期學費發票？
使用能每月自動為學生重新登記常規課程，並根據學生所上課堂數目、假期和已設定的學生或課程折扣計算發票金額的系統。SchoolTracs 會自動生成這些定期發票，沒有人需要重複輸入同一張發票。
提醒家長繳交未付學費的最佳方法是甚麼？
在家長真正會看的渠道發送提醒。自動電郵配合發送紀錄，App 內提醒讓家長可即時以信用卡、Apple Pay 或支付寶付款，而 WhatsApp 則會直接把已自動填好編號和金額的 PDF 發票送到家長手機。
如何快速看到哪些學生未繳費？
把付款狀態直接放在時間表上：未繳費學生顯示紅色，繳費後轉為黑色，即使付款是透過手機 App 完成也一樣。POS 內的欠款清單可作後備核對，讓你在接受新報名前先處理清欠款。
可以透過 WhatsApp 發送學費發票嗎？
可以。透過 SchoolTracs 的 WhatsApp 整合功能，發票和收據會直接發送給家長，發票編號和金額自動填妥，並附上 PDF。你需要一個已認證的 Meta Business Account、一個 WhatsApp API 電話號碼和一種付款方式；Meta 會按地區和訊息類型收取每則訊息的費用。
如何追蹤多個分校的欠款情況？
執行一份欠款報表，顯示本月未繳總額並按分校細分。這讓你可以預測月度收入是否足以應付營運開支，並對欠款較多的分校迅速採取行動。