每個補習班老闆都熟悉這個情景：晚上八時收到一則 WhatsApp 訊息——「不好意思，明天不能上課，可以改期嗎？」單獨一個要求微不足道，但累積起來，卻是經營補習班中最容易引發爭議的環節之一。家長堅稱曾獲承諾補課，但你的紀錄卻找不到任何憑證。學生已繳費的課堂，因為沒有人察覺缺席從未重新安排而悄悄過期。出席和付款紀錄漸漸偏離實際時間表，到學期結束時，沒有人能準確說出誰還欠甚麼。
公平與否，其實是一個記錄管理的問題。只要每次缺席都被記錄下來，每節補課都與被取代的課堂關聯，並且每次改動都獲家庭確認，就沒有甚麼值得爭論。這亦是系統中真正高頻使用的一環：在各個使用 SchoolTracs 的中心裡，每月有數千名家長會自行提交請假申請或改期要求，而不是打電話到前台。本指南以 SchoolTracs 為實例，逐步說明整個流程。（如想預先防止排課問題發生，請參閱姊妹篇補習班如何安排課堂時間表。）
第一步：為學生提供正式的請假渠道
請假申請散落在電話、WhatsApp 和前台對話之間，正是紀錄流失的源頭。應該把它們統一到一個渠道：學生和家長透過 SchoolTracs 手機 App 申請請假，行政人員在系統內核准申請後，才安排補課。從此每次缺席都由一個附時間戳的紀錄開始，老師的時間表亦會即時反映。
第二步：主動找出誰還欠一節補課——不用等家長開口
真正造成麻煩的缺席，往往是沒有人跟進的那些。在 Excel 裡逐個翻查誰曾缺席十分繁瑣，實際上很少有人會做。SchoolTracs 的報名報表一秒篩選出確切哪些學生已請假但尚未重新排課，讓前台可以主動處理清單，而不是等一個不滿的電話——甚至更差，等到學生悄悄不再續讀。
第三步：重新編排到合適的課堂——並保留關聯紀錄
為學生改期時，兩件事最重要：新的課堂必須真正合適，而且紙本紀錄必須完整保存。在 SchoolTracs 時間表中，你先查看哪些課堂涵蓋相同課程內容且仍有名額——每個時段都顯示已報名學生的姓名，名額一目了然。然後只需一click，就能為學生完成改期。
關鍵是，學生的名字會出現在新時段，並連同原本的課堂日期一併顯示，而原本的課堂和補課雙方的紀錄都會標明補課是由哪一節課堂改期而來。出席和付款紀錄始終附屬於正確的課堂，不會混亂；當家長問「那節錯過的星期二課堂，我們是否已經用過？」，答案一次查詢即可得知。
第四步：把一節錯過的課堂拆分成多節較短的補課
在一對一形式——音樂學校、語言課程、私人補習——把錯過的60分鐘課堂拆分成幾節較短的補課十分常見。這樣可以節省時間、更充分運用老師資源，也不必在已經緊湊的時間表中硬塞額外的整節課堂。
- 自動追蹤：SchoolTracs 會將每節補課連結回原本的課堂，省卻人手追蹤。
- 即時清晰：職員可根據準確的紀錄，即時回答學生或家長關於補課狀態的查詢。
- 靈活安排：如果部分補課後仍有餘下時間，其餘部分可以之後再安排——最適合繁忙的時間表。
- 減輕老師檔期的壓力，整體行政透明度亦更高。
第五步：每次更改都向家庭確認
家長從未聽聞的補課，隨時演變成缺席事故。改期後，行政人員會向學生的手機 App 發送通知，確認新的補課日期和時間。改期的課堂會在時間表上有條理地記錄，老師登入或打開 Teacher App 時即可看到最新時間表，行政人員、老師、學生和家長都基於同一版本的事實運作。所有時間表、出席和補課的更新，都會即時同步到老師和學生的 App。
老師可以自行處理改期嗎？
改期要求往往首先落在老師身上——在課堂中途、在練習室，遠離任何電腦。與其把一切轉交前台處理，老師可以直接在 SchoolTracs Teacher App 中處理改動。SchoolTracs 總共支援十一種不同的改期與請假操作；老師最常用到的包括：
- 把學生調到現有課堂 — 最適合小組課。App 會一覽同一課程接下來的所有課堂；選擇最合適的時段，即可即時把學生調過去。
- 建立新的補課時段 — 適用於一對一課堂，或沒有現成時段合適時，可在 App 內新增一節補課，並馬上為學生安排。
- 修改整節課堂的時間 — 當整班需要因老師不便、大家傾向新時間，或場地改變而調動時，只需更新一次課堂，所有已報名的學生會自動同步。
- 把學生調到另一個星期日子 — 當學生的固定時段不再配合他們的作息時，可在銷售模組中處理，不影響其他人的預約。
- 跳過單節課堂 — 適用於不需要補課的單次缺席，與退課是兩件不同的事。
- 退一節課與退整個課程 — 兩者是獨立的操作，各有自己的退款／抵扣單流程，確保單一節缺席的課堂不會意外取消餘下的報名。
中心應記錄各類時間表變更由誰處理及如何檢視例外，讓更快捷的手機流程仍符合中心既定營運程序。
如果學生選擇退課而不是補課呢？退款與抵扣單
有時候沒有任何補課時段適合，公平的做法就是退款或轉為抵扣。兩者都可以處理，而不會令帳目出錯：在 SchoolTracs，你可以發放現金退款並為客戶生成退款收據，或建立一張抵扣單，讓 POS 記錄下來，方便日後直接從家庭下一張發票的學費中扣減。無論哪種方式，銷售報表都會就任何更改的學費金額自動更新，令你的收入數字保持準確，不必人手對帳。
公平的政策，就是可追蹤的政策
以這種方式處理，補課不再是磨擦的來源：請假申請透過單一渠道到達，未重新安排的缺席會在報表中顯現，每節補課都與被取代的課堂關聯，家庭會自動收到通知，特殊情況則以清晰的退款或抵扣單結束。家長信任這些紀錄，因為紀錄本身完整——而職員亦不再需要在晚上重組曾經承諾過甚麼。SchoolTracs 正是圍繞這套流程而設計，同時涵蓋教育中心所需的排課、出席、帳務和通訊功能；完整功能請參閱功能一覽。
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常見問題
補習班怎樣才算是公平的補課政策？
公平的政策必須能一致執行：學生透過既定渠道申請請假，每次批核的缺席都會被記錄，每節補課都與原本錯過的課堂關聯，家長並會收到新日期和時間的通知。系統自動追蹤這種關聯，大部分爭議自然消失。
如何找出已請假但從未安排補課的學生？
不必在試算表裡逐個翻查，用報表即可。SchoolTracs 的報名報表一秒篩選出已請假但尚未重新排課的學生，確保沒有學生已繳的課堂在不知不覺間過期而未被使用。
一節錯過的課堂可以拆分成幾節較短的補課嗎？
可以。SchoolTracs 可將一節錯過的課堂拆分成多節較短的補課，每節都自動連結回原本的課堂。如果部分補課後仍有餘下時間，可以之後再安排——最適合音樂或語言課等一對一形式。
老師可以自行改期課堂，不用經前台嗎？
透過 SchoolTracs Teacher App，老師可以把學生調到另一節課、建立新的補課時段，或直接在手機上更改整節課堂的時間，並按中心既定流程處理。
如果學生退課而不是安排補課，該怎麼辦？
你可以發放現金退款並提供可列印的收據，或建立一張抵扣單，讓 POS 記錄下來，用於扣減下一張發票。在 SchoolTracs，銷售報表會就任何更改的學費金額自動更新，確保帳目準確。